TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Intressi Oy
Y-tunnus 2381523-7
Mikonkatu 8
00100 Helsinki
Puh. +358-10-501 7870
Sähköposti: toimisto@intressi.fi
www.intressi.fi
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa on asianajaja Anssi Mäki.
2. Rekisterin nimi
Asianajotoimisto Intressi Oy:n asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Asianajotoimisto Intressi Oy kerää ja käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen
Asianajotoimisto Intressi Oy:n liiketoiminnan harjoittamiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen. Asianajotoimisto Intressi Oy käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja ensisijaisesti
seuraavilla perusteilla:
– Sopimukseen perustuvan asiakassuhteen perusteella
– Rekisteröidyn (asiakkaan) suostumuksella
– Muun asiallisen yhteyden perusteella
– Lakisääteisten velvollisuuksien noudattamisen perusteella
Rekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja, joita voivat olla esimerkiksi asiakkaan vastapuolet, yhteistyökumppanit ja näiden asiamiehet.
Henkilötietoja voidaan käsitellä muun muassa seuraavissa käyttötarkoituksissa:
– Toimeksiantojen ja asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
– Viestintä
– Markkinointi
2 (4)
– Asianajotoimintaa koskevien lakien, ohjeiden ja suositusten noudattaminen
4. Henkilötietoryhmät ja tietosisällöt
Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita toimeksiannon
hoitamiseen ja asiakkuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteröidystä voidaan tallentaa
muun muassa seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
– Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus/syntymäaika, y-tunnus,
koulutus, ammatti, työnantaja, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja
muut tarpeelliset yhteystiedot
– Yhtiön edustajan nimi, ammatti, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Kopio asiakirjasta, josta asiakas tunnistettu, kuten passikopio
– Rekisteröidyn vakuutusta ja muita vastaavia seikkoja koskevat tiedot
– Esteellisyyksien selvittäminen
– Tiedot, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja sen asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen ja viestintään
– Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017)
tarkoittamat tuntemistiedot
– Kotisivuilta saadut tiedot, kuten rekisterinpitäjän kotisivujen välityksellä lähetetyt
yhteydenottopyynnöt
5. Henkilötietojen säilytysaika
Asianajotoimisto Intressi Oy säilyttää henkilötietoja rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Asianajotoimisto Intressi Oy:n asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä.
Osaa henkilötiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään kauemminkin.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan.
6. Asiakasrekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvistä tapahtumista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös saatavilla olevista internet- ja tietopalvelulähteistä sekä
mahdollisista muista julkisista lähteistä (kuten väestötietojärjestelmä, yritystietojärjestelmä, kaupparekisteri, luottotietorekisteri ja kiinteistörekisteri). Rekisteriin voidaan myös
lisätä esimerkiksi vakuutusyhtiön toimittamia tietoja.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja käytetään ainoastaan tässä tietoturvaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin. Asianajotoimisto Intressi Oy käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia, joiden tarjoamiin palveluihin tallennetaan henkilötietoja sisältäviä tietoja. Näitä ovat esimerkiksi las-
3 (4)
kutusohjelmistoja ylläpitävät yhtiöt sekä pilvipalvelun tarjoajat. Näiden palveluntarjoajien
kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti muutoin luovuteta ulkopuolisille henkilöille.
Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.
8. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Asianajotoimisto Intressi Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä
henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve käsitellä henkilötietoja. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on työsopimuksen tai muun sopimuksen salassapitoehdon
perusteella salassapitovelvollisuus rekisteröityjen henkilötiedoista sekä niiden käsittelyyn
liittyvistä seikoista. Lisäksi henkilötietojen salassapitoa koskee asianajajan salassapito- ja
vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä
taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa palomuurit,
salaustekniikat, salasanat, asianmukainen kulunvalvonta hälytysjärjestelmineen sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien työntekijöiden ohjeistaminen.
Paperimuodossa olevat aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Sähköisessä muodossa olevat aineistot ovat tietokannoissa, jotka ovat suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Sähköisessä muodossa olevaan aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetuilla työntekijöillä.
Salattu sähköpostia (Turvaposti) käytetään henkilötietoja sisältävien viestien lähettämisessä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä
kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen toimisto@intressi.fi:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Asianajotoimisto Intressi
Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tie-
4 (4)
tojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeellista. Asianajotoimisto Intressi Oy:llä
voi kuitenkin olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa (esimerkiksi asianajajia koskevat säädökset tietojen arkistoimisen määräajoista sekä kirjanpitolain
määräykset).
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käyttämästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin.
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn
suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus.
11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.